Как рассчитать PTO по сравнению с традиционными политиками отпусков и больничных

Резюме

• Оплачиваемый отпуск бывает разных видов, включая отпуск, отпуск по болезни, отпуск по личным обстоятельствам и время в связи с тяжелой утратой.

• Ваша компания также может выбрать, чтобы работники накапливали свой отпуск, предлагали отгулы заранее или даже предлагали неограниченный отпуск.

• Независимо от конкретной политики вашей компании в отношении отгулов, программное обеспечение для автоматического составления расписания помогает обеспечить надлежащее покрытие, когда сотрудники получают разрешение на отпуск.

Рабочие, наконец, начинают брать больше отпусков и отдыха, что является довольно значительным сдвигом в постоянно суетливой рабочей культуре Америки. Согласно опросу Korn Ferry, проведенному в 2021 году, 79% работников заявили, что планируют использовать в этом году больше дней отпуска, чем в прошлые годы, а 82% заявили, что хотели бы иметь больше времени для отпуска в нашем постпандемическом мире.

Оплачиваемый отпуск (ОТП) всегда ценился сотрудниками. 76% американских рабочих считают очень важным, чтобы их компания предоставляла оплачиваемый отпуск. Оплачиваемый больничный (74%) и оплачиваемый отпуск (74%) также очень важны для рабочих.

Работодатели могут сохранить больше работников, снизить уровень стресса и повысить производительность своих сотрудников, разработав четкую и справедливую политику PTO. Но не существует универсального подхода к принятию идеального плана для вашей компании — вам нужно будет выбрать правильную политику, основанную на ваших потребностях в рабочей силе, а затем убедиться, что вы правильно рассчитываете время вне банков, чтобы помочь каждому работнику. получить время, на которое они имеют право.

Разбивка по типам ВОМ

Существует несколько различных причин, по которым сотрудник может использовать свой PTO. В зависимости от политики вашей компании они могут использовать любой доступный день отгула по любой из этих причин, или у них может быть выделенное количество дней для каждой категории.

• Отпуск: Это ваш заурядный банк времени, который сотрудники могут использовать для однодневных поездок, отдыха, путешествий, свадеб и т.п. Если это то, что они планируют, они, скорее всего, будут использовать дни отпуска.
• Время болезни: Если сотрудник не чувствует себя достаточно хорошо, чтобы работать, он может взять больничный, чтобы отдохнуть. Благополучие также включает психическое здоровье; Согласно опросу, проведенному Breeze, 63% респондентов заявили, что в прошлом году они проводили день психического здоровья.
• Личные дни: Личное время используется, когда что-то происходит вне контроля работника. Может быть, они застряли в метели, возвращаясь домой от родственников, или им нужно попрощаться с домашним питомцем. Личный отпуск существует для кривых жизненных ситуаций.
• Отпуск по уходу за ребенком: По закону компании не обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком, но некоторые все же предлагают его в качестве пособия своим работникам. После пандемии больше предприятий, чем когда-либо, выплачивали пособия по отпускам по беременности и родам и отцовству, но эта тенденция снова сокращается. По данным SHRM, в 2022 году 35% компаний предлагали оплачиваемый отпуск по беременности и родам, а 27% — оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком.
• Обязанность присяжных: Если работника призвали для выполнения своих гражданских обязанностей, его работодатель может предложить ему оплачиваемый отпуск, по крайней мере, на часть его службы.
• Травма утраты: Время траура предназначено для сотрудников, которые потеряли близкого человека. Некоторые компании разрешают отпуск в связи с утратой только близким родственникам. Рабочие могут использовать это время, чтобы посетить похороны или другие поминальные службы, или просто выкроить время для себя, чтобы погоревать, не думая о работе.

Как работает ВОМ?

Вы можете выделять свободное время своим сотрудникам, используя несколько разных систем. В традиционном формате PTO работники получают отгулы в зависимости от отработанных часов или дней. Но все больше работодателей в наши дни склоняются к более гибкой политике нерабочих дней.

Начисление отгулов

В соответствии с этим типом политики вашим работникам будет начисляться отгул за каждый час или день их работы. Накопленное свободное время будет добавлено в их банк PTO, и когда у них будет достаточно часов в банке, они смогут взять отпуск. Вы можете объединить все типы отгулов или провести различие между отпуском и другими типами отгулов.

Обычно работникам начисляются разные виды отгулов по разным ставкам. Например, в течение года ваша политика может предоставлять 10 дней отпуска, пять дней по болезни, пять дней в связи с утратой близких и три личных дня. Тогда за каждую 40-часовую рабочую неделю сотрудники будут накапливать свой отпуск быстрее, чем время болезни, отпуска в связи с тяжелой утратой или личное время. Сотрудникам с большим стажем работы также может начисляться больше оплачиваемых дней отпуска в год.

В соответствии с политикой накопленного отгула сотрудники должны ждать, пока у них не будет достаточно времени, чтобы использовать отгулы. Это означает, что вы не можете просто смотреть на потребности в расписании при взвешивании запросов на отгулы — вам также придется отслеживать резервные отгулы каждого работника, чтобы убедиться, что у них достаточно баланса.

Неограниченный отгул

В системе с неограниченным отгулом у сотрудников гораздо больше возможностей брать отгулы по своему желанию. В системе неограниченного PTO нет установленного количества дней. Вместо этого сотрудники могут взять отпуск столько дней, сколько захотят, по любой причине, при условии, что отпуск утвержден компанией, и они все еще выполняют свои индивидуальные обязанности.

Такая гибкость может быть выгодна для сотрудников. Обычно существует определенный уровень уверенности в том, что работники найдут время, необходимое им, чтобы отдохнуть и заняться личными делами, оставаясь при этом продуктивными на работе.

Однако политика неограниченного PTO имеет ряд существенных недостатков. Исследования показывают, что сотрудники в среднем берут меньше выходных в соответствии с неограниченным полисом, чем те, кто работает в соответствии с традиционным полисом. Скорее всего, это связано с чувством вины и другими невысказанными, ядовитыми стигмами на рабочем месте, связанными с уходом в отпуск.

Как и в случае с традиционной структурой начисления отгулов, менеджеры и руководство компании по-прежнему должны одобрять отгулы в неограниченной политике. Если вы выберете этот тип формата, разница в том, что вы не будете смотреть на часы, доступные в нерабочее время сотрудника. Вы по-прежнему обычно анализируете такие факторы, как охват рабочей силы, потребности в расписании и производительность, прежде чем утверждать какой-либо отпуск.

В соответствии с политикой неограниченного отгула вам также не нужно платить сотрудникам за отгулы, которые они получили, когда они покидают вашу компанию. В традиционной системе отгулов вы должны работникам за любое неиспользованное время отгулов, которое они накопили за время своего пребывания в должности. Когда сотрудник увольняется, он обычно имеет право на выплату накопленных дней PTO.

Как рассчитать PTO

Консультации по малому бизнесу и стартапам Bizfluent отмечает, что расчет PTO по периоду оплаты позволяет организациям равномерно распределять накопление свободного времени сотрудников в течение года. Организации с почасовой или неполной занятостью должны рассмотреть возможность предоставления отгулов в зависимости от количества отработанных часов. Когда организация рассчитывает PTO почасово, это позволяет работодателям присуждать меньше PTO для почасовых сотрудников, которые не приходят на работу (по какой-либо причине), или для сотрудников, занятых неполный рабочий день, которые не всегда работают одинаковое количество часов в период оплаты.

Один из показателей, которым работодатели могут руководствоваться для расчета отгулов, — это деление годовых часов отгулов на количество рабочих часов в год. Например, если почасовой работник зарабатывает 80 часов PTO каждый год и работает 40 часов в неделю, или 2080 часов в год, разделите 80 на 2080. Это работает для сотрудника, зарабатывающего 0,038 часа PTO за каждый отработанный час.

Формула PTO:

Количество часов PTO / отработанных часов каждый год = количество часов PTO, заработанных за час работы

Таким образом, в приведенном выше примере формула PTO организации для этого сотрудника будет следующей:

80 часов / 2080 часов = 0,038 часа отгулов за отработанный час

Как справляться с общими проблемами отгулов

политика, которую вам все равно придется балансировать. Ключевым моментом является справедливое отношение ко всем сотрудникам и точное отслеживание баланса ВОМ, чтобы вы точно знали, где находитесь.

Больной сотрудник уже отработал все свои дни.

Объединение больничных и отпусков в одну категорию ПТО может привести к незапланированным последствиям для сотрудников. Если больной сотрудник использовал все свои выходные дни, он может чувствовать себя обязанным показать себя больным и рискнуть заразить коллег.

Помогите сотрудникам спланировать это, предложив рекомендации во время адаптации или на должностях в течение года через внутренние сообщения о важности резервирования некоторых отгулов на больничные. Например, посоветуйте сотрудникам рассматривать оплачиваемый отпуск как пять дней отпуска, четыре дня по болезни или незапланированную чрезвычайную ситуацию и один день для особого случая.

Новому сотруднику необходимо использовать отгулы до их начисления.

Компании часто нанимают сотрудников, у которых есть предыдущие личные обязательства, для которых им нужен отпуск после приема на работу. Потенциальные кандидаты часто честно и откровенно говорят об этом по мере продвижения процесса найма.

Поскольку большинство политик, устанавливающих порядок расчета отгулов, затрудняют для сотрудников возможность брать отпуск в первые месяцы работы, многие работодатели разрешают работникам «одалживать» отгулы. Предоставление 40 часов заимствованного времени дает сотруднику полную неделю отдыха. Чтобы избежать единовременных накоплений и более точно рассчитать PTO, компании могут постепенно внедрять заработок PTO с каждым платежным периодом.

Если вы разрешаете своим сотрудникам брать кредит вперед по их плану отгулов, вам необходимо точно отслеживать заимствованные часы. Вам также потребуется доступ к остальной части вашей посещаемости и расписанию, чтобы быстро выявлять и решать любые проблемы со страховым покрытием, особенно в случае незапланированных отсутствий, таких как смерть члена семьи.

Управляйте отгулами с помощью программного обеспечения для планирования

Убедитесь, что ваши политики оплачиваемых отгулов, включая примеры того, как ваша организация рассчитывает начисление отгулов и кто имеет право на участие в программе отгулов, четко определены в вашем справочнике сотрудников.

Управление отпусками является важнейшим инструментом для управления персоналом, а также для найма и удержания, особенно для почасовых работников.