Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Статья обновлена и дополнена 30.04.2023

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

1 Тайм-менеджмент – что это и зачем

2 Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

2.1 Техника Бенджамина Франклина

2.2 Техника Стивена Кови

2.3 Техника Тима Ферриса

2.4 Техника Глеба Архангельского

2. 5 Техника Франческо Чирилло

3 Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

4 5 лучших приложений для тайм-менеджмента

4.1 Резюме

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Написано статей

3 простых шага / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

• 3 менее важные задачи;

• 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

• карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

• индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

• ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

• ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

• коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

• в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

• если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

• удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

• перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

• отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

• задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

• нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

• усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

• отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

• соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

• ложиться и вставать в одно и то же время;

• ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

• не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

• записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

• выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

• выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

1. Для планирования задач и проектов:

   • Trello

   • Todoist

   • Microsoft To-Do

   • Asana

   • Weeek

2. Для контроля времени:

   • Toggl

   • Timely

3. Для работы по технике Pomodoro:

   • PomoDone

   • PomoToDo

   • Focus To-Do

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Управляйте временем с помощью этих 20 мощных советов по тайм-менеджменту

У всех нас есть 24 часа в сутках. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте аудит времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем – загрузить приложение, например RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я устанавливаю буферы между задачами и действиями, если я не выполняю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не отказывайтесь от задач.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. А если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать/аутсорсингу.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то выполнить. Мы редко полностью погружаемся в стоящую перед нами задачу».

Клир назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попали в ловушку половинчатой ​​работы, результат всегда один: вы никогда полностью не погружаетесь в задачу, вы редко выполняете задачу в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружила, что лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сосредоточенную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы просто выполняете половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснуться на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Для начала создайте дом для всего и убедитесь, что вещи лежат на своих местах. В конце рабочего дня уберите свое рабочее место и создайте систему документооборота.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов приходятся на 20% вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов, — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас активнее работать над наиболее важными задачами».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Если вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14. Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать ключевые привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и способствуют развитию других хороших привычек. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущую публикацию в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до работы более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее. Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте конкретное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного типа мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика от Лео Бабауты. Он начал вести блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать. Итак, что Лео может сказать о том, чтобы делать меньше?

Делать меньше не означает, что «меньше значит больше». Это означает «чем меньше, тем лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие важным. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто фураж.

Распределение времени: 7 методов повышения производительности

Нам всем хотелось бы иметь больше времени. Время делать то, что мы любим, время расслабиться и зарядиться энергией, время провести с семьей и друзьями. Но правда в том, что время — драгоценный товар, и мы должны использовать его с умом, если хотим получить от жизни максимум.

Хорошая новость заключается в том, что, внеся несколько простых изменений в то, как мы используем свое время, мы можем значительно повысить свою производительность и улучшить общее качество жизни. В Quidlo мы поделимся семью методами распределения времени, которые помогут вам максимально эффективно использовать свое время.

Содержание

Зачем выделять время?

В сутках 24 часа. Но в зависимости от того, как вы проводите эти часы, может показаться, что они пролетают или тянутся вечно. Надежная система распределения работы — это способ взять под контроль свое время, чтобы вы могли использовать его более эффективно — речь идет об обдуманности и создании графика, который работает для вас.

Распределяя время, вы можете:

• Расставить приоритеты в своем времени и знать, что для вас важно
• Делайте больше за меньшее время (из-за явления, известного как закон Паркинсона)
• Снижайте стресс и беспокойство, связанные с управлением временем
• Создавайте лучший баланс между работой и личной жизнью
• Соблюдайте профессиональные стандарты, когда речь идет о сроках, связанных с работой

1. Внедрите систему учета рабочего времени

Если вы хотите эффективно распределять свое время, вам нужно знать куда уходит ваше время . И лучший способ сделать это в современную эпоху — отслеживать свое время с помощью приложения для учета рабочего времени.

👉 Связанный: 9 Преимущества отслеживания времени

С помощью программного обеспечения для распределения времени, такого как Quidlo, вы можете точно видеть, сколько времени вы тратите на каждую задачу, поэтому вы можете определить действия, которые тратят время, и внести соответствующие коррективы.

Вот несколько отличных функций, позволяющих планировать прогулку в парке по планированию времени:

• Кнопочный счетчик времени — Просто нажмите кнопку, чтобы начать регистрацию времени, необходимого для выполнения задач. Вы можете пометить любой проект, добавить заметки и прикрепить теги, чтобы упорядочить и отфильтровать свои задачи. Таким образом, вы получите общее представление о том, сколько времени на самом деле занимают действия, чтобы в будущем вы могли делать более точные оценки времени.
• Получите обзор затраченного времени — Quidlo предоставляет настраиваемые отчеты об общем времени, затраченном на задачи (в том числе разными коллегами), которыми вы можете поделиться со своей командой. Используя его, вы можете с первого взгляда визуализировать общее распределение времени в вашей компании, исследовать узкие места и использовать возможности для экономии времени.
• Будьте в курсе графиков проектов – Вы можете отслеживать прогресс вашей команды (и вас) в проектах, чтобы определить, были ли точны оценки времени и насколько продуктивно все работают. Если проект отстает, вы можете быстро определить причину и предпринять шаги, чтобы вернуть его в нужное русло. Это также может помочь вам установить важные буферные периоды для крупномасштабных проектов.

👉 Новичок в учете времени? 5 советов о том, как внедрить решение для учета рабочего времени в вашей команде.

Хорошо, теперь давайте посмотрим на определение ваших приоритетов и планирование вашей работы.

2. Знайте свои приоритеты — Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод управления временем, который помогает вам различать срочные и важные задачи. Он назван в честь бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был известен своими навыками эффективного тайм-менеджмента.

Матрица Эйнзенхауэра

Вот как это работает. Вы делите свои задачи на четыре квадранта:

1. Срочные и важные (задачи, которые нужно сделать немедленно)
2. Важные, но не срочные (задачи, которые важны, но могут подождать)
3. Срочные, но не важные (задачи срочные, но не важные для ваших целей)
4. Несрочные и неважные (задачи, которые можно безопасно удалить из списка дел)

время и энергия. Вы должны стремиться тратить большую часть своего времени на задачи в первом квадранте и очень мало времени на задачи в четвертом квадранте.

3. Блокировка времени: поймите, когда вы наиболее продуктивны

Блокировка времени предполагает выделение определенных блоков времени (когда вы наиболее продуктивны) для определенных задач. Например, вы можете выделять два часа каждое утро понедельника на работу над проектом, который должен быть сдан в конце недели.

Отчет Udemy фактически показал, что 3 из 4 работников (70%) признаются, что отвлекаются на работе из-за того, что так много дел происходит одновременно. Вот почему блокировка времени — эффективный способ повысить продуктивность, потому что она помогает вам сосредоточиться на 9 задачах.0197 одну задачу за раз. Когда вы знаете, что у вас есть определенное количество времени для выполнения задачи, вы с меньшей вероятностью будете отвлекаться или отвлекаться.

Кроме того, блокировка времени может помочь вам лучше использовать свое время, группируя похожие задачи вместе. Например, если вам нужно сделать несколько телефонных звонков, имеет смысл сделать их все сразу, а не распределять их в течение дня.

Чтобы блокировка времени работала на вас, важно реально оценивать, сколько времени вам нужно для выполнения каждой задачи (опять же, это можно упростить с помощью приложения для отслеживания времени). Также важно предусмотреть некоторую гибкость в вашем расписании, чтобы вы могли приспособиться к непредвиденным задачам или задержкам.

4. Избегайте выгорания с помощью метода Pomodoro

Техника Pomodoro основана на идее, что если вы разбиваете работу и распределяете рабочее время на управляемые части, вам легче оставаться сосредоточенным и избежать выгорания.

Вот как это работает:

1. Вы выбираете задачу для работы.
2. Установите таймер на 25 минут (или на то, что вам больше подходит) и начинайте работать (посмотрите: лучшие приложения-помодоро).
3. Как только таймер сработает, сделайте пятиминутный перерыв (или, как вам удобно).
4. Повторите этот процесс четыре раза (известный как «помодор»), затем сделайте более длительный перерыв (15–20 минут), прежде чем приступить к следующему «помодору».

Ключ к тому, чтобы эта техника работала, — быть строгим к себе. Как только таймер сработает, вам нужно прекратить работу и сделать перерыв, даже если вы чем-то заняты. Это поможет научить ваш мозг концентрироваться на короткие промежутки времени и избежать эмоционального выгорания.

5. Спросите: что движет иглой? (Правило Парето – также известное как Правило 80/20)

Вы когда-нибудь слышали поговорку: 80 % ваших результатов зависят от 20 % ваших усилий?

Другими словами, большая часть ваших результатов исходит из небольшой части вашей работы. Это означает, что вам нужно сосредоточиться на задачах, которые на самом деле будут двигать иглу, а не зацикливаться на занятой работе.

Чтобы применить правило Парето к тайм-менеджменту, начните с составления списка всех задач, которые вам нужно выполнить. Затем расставьте приоритеты этих задач по их важности и расчетному времени выполнения. Когда у вас будет список, начните с задачи, которая окажет наибольшее влияние, и двигайтесь вниз.

Принцип Парето

Имейте в виду, что правило Парето должно быть ориентиром, а не жестким правилом. В некоторых случаях имеет смысл сначала выполнить менее важную задачу, если она требует времени или есть вероятность, что она вообще не будет выполнена.

В то время как матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты в отношении времени в целом, в то время как правило Парето помогает расставить приоритеты во времени для конкретной цели.

6. Решайте самые сложные задачи лицом к лицу (техника «съешь лягушку»)

Техника «съешь лягушку» заключается в том, чтобы первым делом с утра избавиться от самых важных (и, как правило, наименее желательных) задач.

Идея заключается в том, что если вы начнете свой день с решения самых сложных задач, остаток дня будет легким по сравнению с ним. И, что еще лучше, вы получите удовлетворение от осознания того, что вы уже достигли своих самых важных целей на день.

Чтобы «съесть лягушку», начните с составления списка всех дел, которые вам нужно сделать сегодня, а затем расставьте их по степени важности. Затем начните с самой важной задачи и работайте над ней, пока она не будет выполнена, прежде чем переходить к следующей задаче в вашем списке.

Конечно, эта техника работает только в том случае, если вы действительно способны придерживаться ее и не поддаваться искушению откладывать дела на потом. Если вы обнаружите, что вам трудно, попробуйте установить для себя таймер и работать над задачей в течение определенного периода времени (скажем, 25 минут), прежде чем сделать пятиминутный перерыв.

7. Скажите «нет» трате времени (но иногда говорите «да»)

В вашей жизни всегда будут траты времени — будь то проверка социальных сетей, чтение новостей или просмотр телевизора. И хотя нет ничего плохого в том, чтобы время от времени делать перерыв, важно помнить, сколько времени вы на самом деле тратите на эти занятия.

Хорошим эмпирическим правилом является правило 50/10: каждые 50 минут, которые вы тратите на работу, тратьте 10 минут на то, что не связано с работой. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и продуктивным, оставляя себе время для отдыха. .

Итак, если вы обнаружите, что тратите больше времени, чем хотелось бы, на трату времени, попробуйте установить для себя ограничение. Например, вы можете позволить себе проверять социальные сети в течение 15 минут утром и 15 минут вечером.

По истечении лимита времени закройте все приложения и сосредоточьтесь на чем-то другом.

Известные люди, которые распределяют время (+ чему вы можете у них научиться)

• Правило 5 минут Элона Маска: Это уловка миллиардера-предпринимателя по блокировке времени – Маск планирует свой день с шагом в пять минут или ‘ временные блоки», и каждый блок назначается определенной задаче или действию. Например, он отвечал на просроченные электронные письма, ел или проводил рабочие встречи, используя этот метод блокировки времени.
• Стратегия Уоррена Баффета из двух списков: У всемирно известного инвестора и генерального директора Berkshire Hathaway есть техника тайм-менеджмента, которую он использует уже несколько десятилетий. Каждый день он начинает с составления списка наиболее важных задач, которые ему необходимо выполнить, а затем составляет второй список того, что он хотел бы сделать, если бы у него было время. Затем он сосредотачивается на задачах из первого списка и переходит ко второму списку только , если он выполнил все в первом.
• Деймонд Джон, два зайца с одним стилем жизни : Известный инвестор в аквариум с акулами говорит, что любит максимально использовать свое время, когда это возможно — если это означает, что нужно писать электронные письма в самолете (а не в офисе), он это делает. Если это означает запись подкаста во время прогулки, он так и делает. Джон говорит, что время — это самое ценное, что есть у человека, и его нужно использовать с умом.
• Игра Джека Гроетцингера против самого себя: У соучредителя SeatGeek, одной из крупнейших в мире систем поиска билетов, есть расчетное количество минут на выполнение всех задач. Он использует программное обеспечение, чтобы записывать, когда он начинает и заканчивает каждый элемент. Каждый день он ставит перед собой задачу выполнить работу раньше, чем предполагалось, и он фактически выполняет математические расчеты (количество фактических минут, деленное на ожидаемые минуты), чтобы оценить свою реальную эффективность работы.

Распределение времени в бизнесе

Распределение времени в бизнес-контексте важно по нескольким причинам.

• Позволяет предприятиям сосредоточиться на наиболее важных задачах и приоритетах. Выделяя время на конкретные задачи, предприятия могут гарантировать, что они максимально эффективно используют свое время и ресурсы.
• Во-вторых, распределение времени может помочь предприятиям оценить свою эффективность и производительность. Отслеживая время, затрачиваемое на выполнение различных задач, предприятия могут выявлять узкие места, видеть, какие действия более или менее продуктивны, и при необходимости вносить изменения.0038

Как повысить эффективность распределения времени

Итак, теперь, когда мы рассмотрели все способы распределения времени и определения приоритетов задач, пришло время отточить наши навыки тайм-менеджмента, научившись сводить к минимуму отвлекающие факторы. Вот несколько советов:

• Это поможет вам следить за сроками, встречами и другими важными датами. Например, вы можете использовать Quidlo для назначения ролей пользователей и задач на проектной основе, чтобы вы знали, кто над чем работает и как продвигаются дела.
• Установите для себя ограничения по времени. Как мы упоминали ранее, ограничения по времени могут помочь вам оставаться сосредоточенным и избегать потери времени.
• Победите прокрастинацию: Прокрастинация — враг тайм-менеджмента. Если вы обнаружите, что откладываете задачи, попробуйте использовать технику помидора, устанавливая сроки или разбивая задачи на более мелкие шаги.
• Устранение отвлекающих факторов: это может означать отключение телефона, закрытие приложений социальных сетей (или использование интеллектуального блокировщика новостных лент) или работа в тихой обстановке.
• Делайте перерывы: Дело в том, что вам нужны перерывы. Ваш мозг отвлекается, когда он устает, поэтому важно уделять время отдыху, чтобы вы могли восстановить силы и переориентироваться. Но убедитесь, что они короткие (5-10 минут) и продуктивные (используйте это время, чтобы потянуться, выпить воды или прогуляться).

Своевременно сделайте Quidlo своим партнером. Распределяй умнее.

Когда дело касается тайм-менеджмента, универсального решения не существует. Лучший способ управлять своим временем — найти то, что лучше всего подходит для вас, и придерживаться его. И с Quidlo вы можете сделать именно это.